Как отгружать заказы по FBS: инструкция по приемке и упаковке

После подключения FBS главная задача склада — провести заказ от появления в кабинете до подтвержденной приемки маркетплейсом без ошибок в маркировке и отказа в приемке.

Общий маршрут у Wildberries и Ozon похож: заказ забирают в работу, проверяют товар, готовят маркировку и упаковку, формируют отгрузку и передают ее площадке. Но дальше начинаются различия: доступные точки приема, правила упаковки, лимиты и порядок сдачи у маркетплейсов свои.

В этой инструкции разберем именно ежедневную отгрузку FBS: что проверить перед передачей заказа, чем отличается сдача через ПВЗ и сортировочный центр, какие ошибки чаще всего мешают приемке и где правила Wildberries и Ozon расходятся.

Если сама модель пока непонятна, сначала лучше посмотреть материал что такое FBS и как работает эта модель. Если FBS еще не подключен и склад не настроен, изучите отдельную инструкцию как перейти на FBS и настроить склад.

Как проходит отгрузка FBS — общая схема

От появления заказа до подтвержденной приемки обычно проходит восемь этапов.

Дальше разберем последние этапы отдельно для Wildberries и Ozon: где можно сдавать заказы, как проходит приемка и что проверить до выезда. Упаковку и маркировку вынесем в отдельные блоки, потому что здесь у площадок особенно много своих требований.

1. Заказ попадает в работу
   После появления заказа товар резервируют в остатках, чтобы эта же единица случайно не ушла в другой канал продаж.
   
2. Склад получает задание на сборку
   В задании должны быть понятны SKU, количество и место хранения. Чем точнее складской учет, тем меньше времени уходит на поиск товара.
   
3. Товар собирают и проверяют
   Перед упаковкой сверяют сам товар, количество, состояние и характеристики. Ошибку лучше поймать здесь, а не уже в точке приема.
   
4. Проверяют маркировку
   Если для категории требуется дополнительная маркировка или код «Честного ЗНАКа», его проверяют до формирования отгрузки. Отдельно эту часть разберем ниже.
   
5. Упаковывают заказ и наклеивают этикетку
   Упаковка должна соответствовать требованиям площадки и защищать товар при перевозке. Этикетку размещают так, чтобы штрихкод нормально считывался при приемке.
   
6. Формируют отгрузку
   Готовые заказы объединяют в отгрузку, оформляют грузоместа и необходимые сопроводительные данные.
   
7. Передают маркетплейсу
   Заказы отвозят в доступный ПВЗ, пункт приема или сортировочный центр либо передают курьеру, если такой способ предусмотрен для склада.
   
8. Проверяют приемку
   Передача товара сама по себе еще не завершает процесс. После сдачи стоит убедиться, что отгрузка принята и статус заказов корректно изменился в кабинете.

Дальше разберем последние этапы отдельно для Wildberries и Ozon: где можно сдавать заказы, как проходит приемка и что проверить до выезда. Упаковку и маркировку вынесем в отдельные блоки, потому что здесь у площадок особенно много своих требований.

Как отгружать FBS на Wildberries

Проверить сборочное задание

Перед сборкой сверяют товар, количество и фактическое наличие. Если нужной позиции нет или обнаружена ошибка в остатках, это нужно увидеть сразу, пока заказ еще не упакован и не включен в поставку.

Собрать заказ и подготовить стикер

После проверки товар отбирают со склада и сверяют с заданием. Для отправления печатают стикер Wildberries и наклеивают его так, чтобы код свободно считывался.

Если товар относится к маркируемой категории, код маркировки проверяют еще до завершения сборки. Эту часть отдельно разберем в блоке про «Честный ЗНАК».

Подготовить заказ к сдаче

Собранные отправления формируют в поставку. Если используются грузоместа, их тоже нужно оформить и промаркировать в соответствии с требованиями площадки.

До выезда стоит проверить:

• все ли заказы вошли в поставку;
• совпадает ли фактическое количество с данными в кабинете;
• читаются ли стикеры заказов и грузомест.

Передать заказ в допустимую точку

FBS-заказы Wildberries передают через доступный ПВЗ или сортировочный центр. Не каждый пункт принимает такие поставки, поэтому точку и действующие ограничения лучше проверять перед выездом.

Небольшие партии часто удобнее сдавать через подходящий ПВЗ. Для более крупного потока может быть практичнее сортировочный центр. Ниже отдельно сравним эти варианты по объему, времени и ограничениям.

Проверить приемку

После передачи поставки работа не заканчивается. Нужно убедиться, что площадка зафиксировала приемку и статусы заказов изменились корректно.

Если часть отправлений не принята или статус завис, это лучше обнаружить сразу: дальше уже начинает работать срок обработки заказа.

Конкретные сроки и санкции Wildberries меняются, поэтому перед публикацией их нужно сверить с актуальной офертой площадки.

Как отгружать FBS на Ozon

На Ozon тоже начинаем с уже поступивших заказов. Главное отличие операционной части — несколько способов передачи готовой отгрузки: продавец может привезти ее самостоятельно или воспользоваться курьерским вывозом, если он доступен для склада.

Собрать отправления к отгрузке

После сборки проверяют, какие заказы должны уйти в текущей партии, и формируют отгрузку в кабинете Ozon. Перед подтверждением стоит сверить:

• состав партии;
• количество отправлений;
• маркировку;
• наличие обязательных кодов для маркируемых товаров.

Напечатать этикетки и оформить грузоместа

Каждое отправление должно получить корректную этикетку. Если несколько заказов объединяются в грузоместо, маркируют и его. Здесь важно не перепутать коды между отправлениями: ошибка может обнаружиться уже при приемке и задержать часть партии. 

Выбрать способ передачи

Готовую отгрузку можно самостоятельно привезти в доступную точку приема или передать курьеру Ozon, если для склада подключен вывоз.
Выбор лучше делать по реальной нагрузке. Несколько отправлений можно отвезти самостоятельно, а при постоянном крупном потоке ежедневные поездки уже начинают заметно занимать время сотрудников.

Проверить лимиты выбранной точки

Разные точки приема могут отличаться по допустимому количеству отправлений и типам грузов. Поэтому перед крупной отгрузкой нужно проверить условия именно той точки, куда планируется сдача.

Особенно это важно, если обычный объем партии резко вырос: точка, которая без проблем принимала небольшие отгрузки, может иметь ограничения на более крупную сдачу.

Отследить результат приемки

После передачи нужно проверить, что все отправления приняты и получили нужный статус.

Если часть партии не прошла приемку, лучше сразу выяснить причину: ошибка в этикетке, грузоместе, упаковке или превышенный лимит точки могут затронуть только несколько заказов, а не всю отгрузку.

Где здесь realFBS

realFBS к этому процессу напрямую не относится. В обычной FBS после передачи заказа дальнейшую доставку организует Ozon. В realFBS продавец оставляет доставку до покупателя на своей стороне. Подробнее различия моделей разбираем в статье «FBS, FBO и DBS: в чем разница и что выбрать продавцу».

Отгрузка через ПВЗ: что нужно знать

ПВЗ удобен, когда заказов немного и не хочется тратить время на поездку до сортировочного центра. Но перед сдачей важно проверить, что конкретная точка действительно принимает FBS и подходит под объем текущей партии.

Перед поездкой проверьте точку

Список доступных ПВЗ лучше смотреть непосредственно в личном кабинете. Там же нужно проверить актуальные ограничения и время работы: точка, которая принимала заказы раньше, не обязательно подойдет для любой следующей партии.

Что подготовить к сдаче

До выезда проверьте:

• стикеры и этикетки на отправлениях;
• маркировку грузомест;
• QR-коды, если они нужны для текущей отгрузки;
• сопроводительные документы, если их требует площадка;
• количество заказов в партии.

Одна из частых причин отказа в приемке — ошибка в маркировке грузоместа или превышение лимита выбранной точки. Лучше обнаружить это еще на складе, а не в ПВЗ.

Если объем отгрузок растет, имеет смысл сравнить ПВЗ и сортировочный центр не только по расстоянию. Важны время на сдачу партии, допустимый объем и то, сколько поездок понадобится для одного и того же количества заказов.

Требования к упаковке — что проверить перед отгрузкой

Упаковку лучше проверять до формирования грузоместа. Если товар уже включен в отгрузку, переделывать короб, переклеивать этикетку или разбирать партию придется в самый неудобный момент.
Основные требования у Wildberries и Ozon похожи по смыслу, но детали отличаются.

Что проверить перед закрытием коробки

Перед тем как отправление уйдет в общую партию, стоит быстро пройтись по четырем пунктам:

• упаковка подходит товару по размеру и прочности;
• внутри ничего не болтается и не может повредиться;
• этикетка относится именно к этому заказу;
• штрихкод не закрыт скотчем, сгибом или другой наклейкой.

Для хрупкого товара особенно важно не рассчитывать только на заводскую коробку. Если упаковка производителя не рассчитана на сортировку и перевозку в логистической сети маркетплейса, нужна дополнительная защита.

Конкретные размеры этикеток, допустимые материалы, цвета пленки, вес и габариты могут меняться и различаться по категориям. Эти параметры перед публикацией нужно сверить с актуальными правилами Wildberries и Ozon.

Если упаковка начинает тормозить весь поток, эту операцию можно передать фулфилмент-партнеру, не меняя саму схему FBS. Подробнее эту модель работы разбираем в статье про 3PL и фулфилмент.

Маркировка и «Честный ЗНАК» при отгрузке FBS

Если товар подлежит обязательной маркировке, при сборке заказа нужно указать код маркировки именно той единицы, которую отправляют покупателю.

Что проверить перед передачей заказа

• код относится к нужной единице товара;
• маркировка читается и не повреждена;
• код корректно передан маркетплейсу;
• при нескольких одинаковых товарах коды не перепутаны между единицами.

Одна из самых неприятных ошибок — отправить правильный товар с кодом от другой единицы. Внешне заказ собран верно, но несоответствие может обнаружиться уже при приемке или дальнейшей обработке маркировки.

Если код не был передан корректно, может потребоваться отдельная работа с его статусом в системе маркировки. Порядок действий зависит от категории товара и текущих правил «Честного ЗНАКа», поэтому здесь лучше сверяться с актуальной документацией.

Подробнее про организацию кодов и работу со штрихкодами разбираем в статье «Штрихкодирование на складе».

Ограничения и лимиты на приемку FBS

Перед крупной отгрузкой стоит проверить ограничения именно той точки, куда поедет партия. У Wildberries и Ozon лимиты зависят от формата приемки, региона, типа товара и текущей загрузки площадки.

Главная ошибка здесь — ориентироваться на прошлую отгрузку. Если неделю назад точка без проблем приняла определенный объем, это не значит, что такой же лимит действует сегодня. Ограничения могут меняться из-за загрузки точки, региона или типа отправлений, поэтому перед каждой крупной партией лучше заново проверить условия приемки. 

Большую часть ошибок можно поймать еще на складе.
Перед выездом проверяйте четыре вещи: 

• укладывается ли объем партии в текущий лимит точки;
• принимает ли точка нужный тип и габариты товара;
• правильно ли оформлены грузоместа;
• подходит ли время приемки;
• нет ли дополнительных ограничений для текущей партии.

Актуальные лимиты и условия лучше проверять в личном кабинете перед каждой крупной отгрузкой.

Сроки, штрафы и типичные ошибки при отгрузке

Ниже собрали типичные ошибки при отгрузке, их последствия и что можно проверить заранее, чтобы не получить отказ в приемке, повторную поездку или просрочку.

Что особенно важно контролировать по времени

На Wildberries важно дождаться фактической приемки. Если просто привезти поставку в ПВЗ и уехать до сканирования, она не считается отгруженной. После приемки товары получают статус «Отсортировано», а таймер останавливается. Стоит учитывать и загрузку ПВЗ: покупателей обслуживают в первую очередь, поэтому оставлять сдачу на последние минуты рискованно.

На Ozon время отгрузки влияет на стоимость работы. Передача заказа до рекомендованного времени дает скидку 4% на тариф за продажу. В течение следующих 24 часов действует обычный тариф, а при дальнейшей задержке появляется дополнительная плата. Актуальное рекомендованное время и крайние сроки лучше смотреть по конкретному заказу в кабинете.

После передачи обязательно проверьте статус заказа в личном кабинете. Физически сдать товар недостаточно: важно убедиться, что приемка зафиксирована площадкой. 

Что делать, если отгрузку не приняли

Если ПВЗ, пункт приема или сортировочный центр отказался принять всю партию или отдельные отправления, сначала разберитесь в причине. Везти тот же груз в другую точку без проверки рискованно: ошибка в упаковке, маркировке или грузоместе никуда не исчезнет.

Дальше действуйте по порядку:

• отделите непринятые отправления от уже принятых;
• проверьте стикеры, маркировку, упаковку и грузоместа;
• выясните, можно ли исправить ошибку на месте или придется вернуться на склад;
• сразу посмотрите, сколько времени осталось до конца срока отгрузки;
• если проблема связана с самой точкой приема, выберите другой доступный ПВЗ, пункт приема или СЦ;
• после повторной сдачи проверьте статус заказов в личном кабинете.

Не повторяйте сдачу, пока не понятна причина отказа. Сначала выясните, что именно помешало приемке, исправьте проблему и только потом выбирайте следующий шаг.
Чем быстрее склад отреагирует на отказ, тем больше шансов успеть передать заказ без просрочки и лишних расходов.

Чек-лист, чтобы не развернули на приемке

Ошибки перед отгрузкой часто стоят дороже, чем кажется: лишняя поездка, просрочка, отказ в приемке или повторная упаковка. Поэтому мы собрали короткий чек-лист, который помогает проверить партию еще на складе и не терять время и деньги на исправления в последний момент.

Перед выездом проверьте партию по восьми пунктам:

☐ заказы из отгрузки собраны и сверены;
☐ упаковка соответствует требованиям площадки;
☐ этикетки и штрихкоды читаются;
☐ коды маркировки указаны;
☐ грузоместа сформированы и промаркированы;
☐ QR-коды и документы готовы;
☐ точка принимает такой тип товара и объем партии;
☐ срок отгрузки не нарушен.

После передачи проверьте статус в личном кабинете и убедитесь, что площадка зафиксировала приемку. 

Часто задаваемые вопросы

Как отгружать заказы по FBS пошагово?

Рабочая последовательность обычно такая: принять заказ в работу, зарезервировать товар, собрать и проверить его, подготовить маркировку, упаковать, сформировать отгрузку, передать площадке и убедиться, что приемка прошла успешно.

На практике большая часть ошибок появляется до поездки в точку сдачи, поэтому основную проверку лучше проводить еще на складе.

Чем отличается отгрузка через ПВЗ от сортировочного центра?

ПВЗ обычно удобнее для небольших партий: точек больше, они ближе и не требуют отдельного маршрута до крупного логистического объекта.

Сортировочный центр чаще выбирают при большем объеме. Там выше пропускная способность, но дорога может занимать больше времени. Перед сдачей все равно нужно проверить актуальные условия конкретной точки.

Какие требования к упаковке действуют для FBS на Wildberries и Ozon?

У обеих площадок упаковка должна защищать товар и не мешать считыванию маркировки, но детали различаются: допустимые материалы, размеры этикеток, требования к хрупким и крупногабаритным товарам.

Поэтому универсального правила «упаковывать все одинаково» нет. Перед отправкой лучше сверять требования именно для своей категории товара и выбранной площадки.

Нужен ли «Честный ЗНАК» при отгрузке FBS?

Если товар входит в категорию с обязательной маркировкой, код нужен независимо от того, по какой схеме он продается. При сборке важно использовать код именно той единицы, которая фактически уйдет покупателю.

Перед отгрузкой стоит проверить, что код читается и корректно передан маркетплейсу.

Что будет, если превысить лимит выбранной точки приема?

Часть партии могут не принять за один визит. Это создает риск повторной поездки и, если времени до крайнего срока мало, просрочки по отдельным заказам.

Поэтому для крупных партий лучше заранее проверять лимит точки и не рассчитывать на условия прошлой отгрузки.

Сколько времени дается на сборку и отгрузку заказа?

Срок зависит от площадки, схемы, региона и действующих правил. Wildberries и Ozon периодически меняют условия, поэтому фиксировать одно универсальное число для всех заказов неправильно.

Рабочий ориентир лучше брать из личного кабинета по конкретной отгрузке.

Что делать, если поставку не приняли на ПВЗ?

Сначала нужно выяснить причину отказа: превышен лимит, ошибка в маркировке, проблема с упаковкой или точка вообще не принимает такой тип отправлений.

Если исправить проблему на месте нельзя, стоит использовать другой доступный пункт приема или сортировочный центр, пока не вышел срок отгрузки.

Можно ли передать упаковку и отгрузку фулфилмент-партнеру?

Да. Продавец может оставить модель FBS и передать внешнему оператору хранение, сборку, упаковку и подготовку заказов к сдаче.

Важно только понимать, кто отвечает за остатки, маркировку, сроки передачи и подтверждение приемки, чтобы между продавцом и подрядчиком не возникало «серой зоны» ответственности.

Если после статьи остались вопросы, специалисты Vorm WMS помогут разобраться в вашей ситуации. Посмотрим, как устроены складские процессы, где возникают лишние операции и что можно улучшить с помощью автоматизации.